【家族葬】会社へ報告の仕方と弔電や参列への対応方法
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【家族葬】会社へ報告の仕方と弔電や参列への対応方法
2018年08月03日(金)2:35 PM
家族が旅立ち、一般の葬儀ではなく家族葬を営むことを決めた場合、会社への報告はもちろん必要です。
家族葬は、家族や親しい友人など限られた人たちだけで見送りたいという意向のため、葬儀がすべて終わってから、周囲や関係者に報告するということが一般的です。
では、会社への報告はどのタイミングで行えばいいのでしょうか?また、会社から弔電や参列の申し出があった場合の対応はどのようにするのが適しているかについて解説いたします。
家族葬の場合でも会社へ報告が必要な理由
家族が逝去し、家族葬という選択肢を選んだ場合でも勤め先である会社には報告が必要です。家族葬といえども、さまざまな手配や準備があります。葬儀を実際に行う日も含めれば2~3日は休まなければなりません。
土日、祝日などの間に、仕事を休むことなく行えればいいですが、訃報は突然のため、あらかじめ休暇を取っておくこともできません。ですので、急に理由もなく、2~3日休むということは会社にも迷惑をかけることになります。そのため家族葬を営む場合でも会社への報告は必須です。
また、休暇を取る場合には有給休暇ではなく、葬儀の場合は別の休暇が適用となることがあります。会社によって、慶弔休暇や忌引き休暇などが就業規則として別途定められている場合があります。
有給消化ではなく、このような休暇の申請をしなければならない場合もありますので、やはり家族および近親者が亡くなった場合には、会社に報告をする必要があります。
また、会社側でも慶弔の報告を受けると、会社のマナーや規定によって対応すべきことがあります。会社関係者が香典を持参の上でお通夜または告別式に弔問することもあります。
家族葬の場合は、基本的に弔問客は招かないため、その意向もあわせてきちんと会社へ報告をしましょう。
会社への報告のタイミングと方法とは?
勤務先の会社への報告のタイミングですが、これはまず、家族が逝去した時には速やかに伝えることが重要です。家族が病気などで重篤な状態にある場合には、希望は捨ててはなりませんが、ある程度の事前準備を始めなければならないタイミングがやってきます。
業務の都合上、急に休暇を取ると会社に迷惑がかかると考える場合には、おおよそこのあたりのタイミングで会社に「近いうちに休暇を取らなければならない可能性がある」という旨を伝えておくのも1つの心配りと言えるでしょう。
状況を伝えておくことによって、会社の方でも心構えができていますので、適切な対応が可能となります。そして、逝去した際には出来る限り早いタイミングで伝えるようにします。伝える際に電話連絡とは別に、上司または、総務担当者宛に詳細をメールしておくと、お互い確認する手間も減りますので空き時間を見つけて送りましょう。
送る内容としては、近親者が亡くなったことそして、葬儀に参列する必要があるため休暇を取るということ、さらに、葬儀を行う日時や場所、様式が挙げられます。この際、必ず家族葬で執り行うということを伝えるのが重要です。場合によっては、家族葬であっても会社側から弔問があったり、弔電あるいは香典がある可能性がありますので、これらも全て辞退することを伝えなければなりません。
また会社全体での情報共有では行き違いがあることがあります。通夜または告別式の詳しい日時や場所などについて、その情報だけが回ってしまい家族葬である、ということが抜け落ちて実際に弔問客が出てしまうこともあります。
こういったことを避けるため、ひいては滞りなく家族葬を執り行うため、葬儀の詳細については社内での共有を控えてほしいと申告するのも重要です。
参列や香典を辞退する場合はしっかりと丁寧に伝える
家族葬を営む旨を伝えた上で、参列や香典を辞退することもしっかりと丁寧に伝えることが何よりも重要です。
唐突に参列や香典はいらないです、という連絡をしてしまうと、担当者も気持ちの良いものではありませんし、対応に苦慮することもあります。報告がうまくできていないと、お断りをしたにも関わらず香典などが会社から届くこともあります。家族葬の場合は、会社からの香典や供花弔電は丁重にお断りするようにしましょう。
なお、会社から規定として慶弔見舞金の受け渡しがある場合はこれは香典ではなく、いわゆる福利厚生費ですので、問題なく受け取って構いません。また慶弔見舞金はあくまでも会社の経費ということになりますので、香典返しなどは必要ありません。
慶弔見舞金は休暇を取る本人が喪主でない場合でも受け取ることが可能です。これに対して、香典の場合はあくまでも喪主宛であり会社の福利厚生の1種、というわけではなく純粋に香典として受け取ることになります。
香典を受け取った場合は喪主側も香典返しを用意しなければなりませんので、このような手間を省くためにも家族葬の場合は香典や弔電供花などを事前に辞退しておきます。
会社の方から、弔電や参列の申し出があった時の対応方法
会社へ家族葬と連絡しているにも関わらず、何らかの事情によって会社の方から弔電や参列に関して申し出があった場合にはどのように対応をすれば良いのでしょうか。原則的に電報という形で弔電が届いた場合には弔電を辞退する旨申し伝えていたとしても受け取るのが一般的です。弔電は生前関係のあった方に対して最後のお別れの言葉をかけることと同義です。
そのため家族葬だからということで送られてきた弔電を無下にお断りするのではなく、故人のためにもきちんと受け取ります。そして、参列の申し出があった場合には、こちらも丁寧に「家族葬」であることと、どのような思いで家族葬にしたのかという思いとともに、感謝の言葉を述べて丁重にお断りをするようにします。
万が一、当日参列された場合は追い返すことはできませんので、こちらは受け入れるのが一般的です。お香典に関してはその場で「家族葬であること」を改めて説明した上でお断り申し上げても問題ありません。
その上でも、会社の規定ということで、持参された場合は素直に受け取り、香典返しをお渡ししましょう。この時、会社から香典返し不要であるという申し出があった場合は従いましょう。
まとめ
時代とともに葬儀の形式も種類が増え、さまざまなものに変わりつつありますが、どのような葬儀であっても、勤務先への報告は必ず行わなくてはなりません。
会社それぞれに規定や福利厚生がありますので、手続きや対応がスムーズに行われるよう、報告の際には一般的な訃報ではなく家族葬というスタイルで行う意向や、それに伴い香典や弔問を辞退する旨をきちんと伝えましょう。
もし、参列や弔電などの申し出があった場合には、受け入れた上で後日丁重にお礼を申し上げましょう。
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